ビジネスフォンとクラウドPBXの違いとは？自社に合う電話環境の選び方
friendnetworks会社の電話環境を見直す際、「従来のビジネスフォンとクラウドPBXのどちらがよいのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。
どちらも外線通話、内線通話、保留、転送などに利用できますが、仕組みや適している会社が異なります。
従来型のビジネスフォンとは？
一般的なビジネスフォンは、社内に「主装置」と呼ばれる機器を設置し、複数の電話機や電話回線を接続して使用します。
代表電話にかかってきた電話を担当者へ取り次いだり、社員同士で内線通話をしたりする、昔から多くの会社で使われている仕組みです。
社内での電話利用が中心で、電話機の台数や座席の変更が少ない会社に適しています。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、従来は社内に設置していた電話交換機の機能を、インターネット上のサービスとして利用する仕組みです。
専用アプリなどを使うことで、スマートフォンやパソコンを会社の電話端末として利用できます。
外出中や在宅勤務中でも、会社の代表番号への着信に対応したり、担当者へ内線転送したりできるのが特徴です。
クラウドPBXの主なメリット
外出先でも会社の電話に対応できる
営業担当者や現場スタッフが外出していても、スマートフォンで会社への電話を受けられます。
折り返す場合も、対応サービスであれば個人の携帯電話番号を相手に知らせず、会社の電話番号を表示できます。
スマートフォンを内線として使える
社員のスマートフォンやパソコンを内線端末として登録できます。
離れた拠点の社員同士でも内線としてつなげられるため、本社・支店・店舗など複数拠点を持つ会社にも向いています。
電話の取り次ぎを減らせる
外出している担当者へ直接着信させたり、その場で内線転送したりできます。
「担当者が戻り次第、折り返します」という対応を減らし、お客様を待たせにくくなります。
人員の増減や移転に対応しやすい
従来型のビジネスフォンでは、電話機の追加や座席変更の際に配線工事が必要になることがあります。
クラウドPBXは、管理画面から内線番号や利用者を追加・変更できるサービスが多く、人員の増減や事務所移転に対応しやすい点もメリットです。
導入前に確認しておきたいポイント
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通信環境が不安定だと音声が途切れたり、着信が遅れたりする可能性があります。
導入前には、次の項目を確認しましょう。
- 現在の電話番号を引き継げるか
- 110番や119番などへ発信できるか
- FAXを引き続き利用できるか
- ドアホンや受付電話と接続できるか
- 停電やインターネット障害時の対応方法
- 録音、留守番電話、転送など必要な機能があるか
- スマートフォンやパソコンが対応しているか
- 初期費用と毎月の利用料金はいくらか
特に電話番号、FAX、緊急通報への対応は、サービスによって異なります。契約前の確認が必要です。
従来型ビジネスフォンが向いている会社
次のような会社には、従来型のビジネスフォンが適している場合があります。
- 電話はほとんど社内で使用する
- 通話の安定性を重視している
- FAXやドアホンなど既存設備との連携が多い
- スマートフォンで会社の電話を受ける必要がない
- 現在の設備を引き続き活用したい
クラウドPBXが向いている会社
次のような会社では、クラウドPBXのメリットを生かしやすくなります。
- 外出する社員が多い
- 在宅勤務を取り入れている
- 本社・支店・店舗など複数の拠点がある
- 電話の取り次ぎや折り返しを減らしたい
- 社員の増減や座席変更が多い
- 事務所の移転や新規開設を予定している
自社の使い方に合う電話環境を選びましょう
クラウドPBXは便利な仕組みですが、すべての会社に適しているわけではありません。従来型のビジネスフォンの方が、安定性や既存設備との接続面で使いやすい場合もあります。
現在の電話回線、電話機の台数、FAXの利用状況、外出する社員数などを整理したうえで比較することが大切です。
フレンドネットワークス株式会社では、ビジネスフォンやクラウドPBX、電話回線の見直しについてご相談を承っています。
「現在の電話設備をそのまま使えるか」「クラウドPBXに替えるメリットがあるか分からない」といった段階でも、お気軽にご相談ください。
