複合機を選ぶ時のポイント
friendnetworks複合機は、一度導入すると長期間使用することが多いオフィス機器です。
価格や月々の支払額だけで選んでしまうと、「必要な機能が使えない」「印刷速度が遅い」「想定より維持費がかかる」といった問題が起きることがあります。
今回は、複合機を選ぶ際に確認しておきたいポイントをご紹介します。
1．毎月の印刷枚数を確認する
まず確認したいのが、1か月にどのくらい印刷・コピーをするかです。
印刷枚数が少ない会社と、毎月数千枚を印刷する会社では、適した複合機が異なります。必要以上に高性能な機種を選べば費用が上がり、反対に能力が足りない機種では、故障や待ち時間の原因になります。
現在使用している複合機のカウンターを確認すると、おおよその月間印刷枚数を把握できます。
2．必要な印刷速度を考える
複合機の印刷速度は、一般的に「1分間に何枚印刷できるか」で表されます。
印刷する機会が少ない会社であれば、必要以上に速い機種を選ぶ必要はありません。一方、複数の社員が同時に使用する会社や、大量の資料を印刷する会社では、速度が遅いと業務に支障が出ることがあります。
社員数、使用頻度、混雑する時間帯などを考慮して選ぶことが大切です。
3．本当に必要な機能を整理する
現在の複合機には、コピーやプリント以外にも、さまざまな機能があります。
スキャンした文書をパソコンや共有フォルダへ保存する
受信したFAXを電子データで確認する
パソコンから直接FAXを送信する
両面印刷や冊子印刷をする
ICカードなどで利用者を管理する
クラウドサービスと連携する
便利な機能は多いですが、使わない機能まで付ける必要はありません。
現在の業務で困っていることと、今後改善したいことを整理してから機種を選ぶと、無駄な費用を抑えられます。
4．本体価格だけでなく維持費も確認する
複合機には、本体代金やリース料金のほかに、カウンター料金、保守料金、消耗品代などがかかる場合があります。
月額料金が安く見えても、印刷枚数や契約内容によっては、長期的な総支払額が高くなることがあります。
見積もりを比較するときは、次の点も確認しましょう。
リース期間
リース期間中の総支払額
モノクロ・カラーそれぞれのカウンター料金
最低基本料金の有無
トナーや部品の費用
故障時の修理費用
契約終了時の取り扱い
毎月の支払額だけでなく、導入から契約終了までにいくらかかるのかを見ることが重要です。
5．保守・サポート体制を確認する
複合機が故障すると、印刷やスキャン、FAXなどの業務が止まってしまうことがあります。
そのため、機種の性能だけでなく、故障時にどのような対応を受けられるかも大切です。
修理の受付方法、対応時間、訪問までの目安、消耗品の配送方法などを事前に確認しておきましょう。
また、複合機本体だけでなく、パソコンやネットワークとの接続まで相談できる会社であれば、問題が起きたときの窓口をまとめやすくなります。
6．セキュリティも忘れずに確認する
複合機は、社内ネットワークにつながる情報機器です。内部には、印刷・コピー・スキャンした文書のデータが一時的に保存される場合もあります。
利用者の制限、保存データの保護、ファームウェアの更新、廃棄時のデータ消去など、セキュリティ面についても確認しておくと安心です。
特に、個人情報や取引先の情報を扱う会社では、価格だけでなく安全性も含めて検討する必要があります。
7．提案内容を分かりやすく説明してくれる会社を選ぶ
複合機は、カタログだけを見て最適な機種を判断するのが難しい商品です。
良い点だけでなく、注意点や費用の違いについても説明してくれる会社を選びましょう。
また、現在の複合機に大きな問題がなければ、すぐに入れ替える必要がない場合もあります。「新しい機種だから」「月額が安くなるから」という理由だけで決めず、現在の契約状況や使用環境を確認してから判断することをおすすめします。
まとめ
複合機選びで大切なのは、価格やメーカーだけで決めるのではなく、自社の使い方に合っているかを確認することです。
印刷枚数、必要な機能、維持費、保守体制、セキュリティなどを総合的に比較することで、導入後の失敗を防ぎやすくなります。
フレンドネットワークス株式会社では、現在のご利用状況や契約内容を確認したうえで、必要な機種・サービスをご提案しています。まだ入れ替えるか決まっていない段階でも、お気軽にご相談ください。
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