複合機からパソコンへスキャンできないときの確認ポイント

オフィスでよくあるご相談の一つが、

「昨日まで使えていたのに、急にスキャンできなくなった」

というトラブルです。

複合機で読み取った書類をパソコンの共有フォルダへ送る「スキャン to フォルダー」は便利な機能ですが、パソコンの入れ替えやWindowsの設定変更、ネットワーク環境の変化などをきっかけに、突然使えなくなることがあります。

今回は、複合機からパソコンへスキャンできなくなったときに確認したいポイントをご紹介します。

1．ほかのパソコンにはスキャンできるか確認する

最初に確認したいのは、スキャンできないのが「1台だけ」なのか「すべてのパソコン」なのかです。

例えば、

• Aさんのパソコンには送れる
• Bさんのパソコンだけ送れない

という場合は、複合機本体よりもBさんのパソコン側の設定に原因がある可能性があります。

反対に、すべてのパソコンへ突然送れなくなった場合は、複合機やネットワーク環境を含めて確認する必要があります。

まずは問題が発生している範囲を確認しましょう。

2．パソコンの電源が入っているか確認する

意外と見落としやすいポイントです。

パソコン内の共有フォルダへスキャンデータを送る設定の場合、そのパソコンの電源が切れていると送信できません。

また、スリープ状態などによって正常に通信できないケースもあります。

一度パソコンを起動し、複合機から再度スキャンを試してみましょう。

3．パソコンを入れ替えていないか確認する

最近パソコンを新しくした場合は注意が必要です。

新しいパソコンへデータを移行しても、複合機のスキャン設定まで自動的に引き継がれるとは限りません。

複合機には、

• パソコン名
• IPアドレス
• 共有フォルダ名
• ユーザー名
• パスワード

などの情報が登録されている場合があります。

パソコンを入れ替えると、これらの情報が以前のパソコンと変わり、スキャンできなくなることがあります。

4．Windowsのパスワードを変更していないか確認する

「パソコンは変えていないのに突然スキャンできなくなった」という場合は、Windowsのログイン情報が変わっていないか確認してみましょう。

複合機から共有フォルダへアクセスするときに、Windowsのユーザー名やパスワードを使用している場合があります。

パスワードを変更すると、複合機に登録されている情報と一致しなくなり、スキャンデータを送れなくなることがあります。

この場合は、複合機側に登録されている認証情報の変更が必要になることがあります。

5．パソコンのIPアドレスが変わっていないか確認する

複合機がパソコンのIPアドレスを指定してスキャンデータを送っている場合、IPアドレスが変わると送信できなくなることがあります。

IPアドレスはネットワーク上の「住所」のようなものです。

ルーターの交換やネットワーク設定の変更、パソコンの再設定などによって変わる場合があります。

特に、

「ルーターを交換してからスキャンできなくなった」

「インターネット回線を変更してから使えなくなった」

という場合は、ネットワーク設定が変わっている可能性があります。

6．共有フォルダの設定を確認する

スキャンしたPDFなどをパソコンへ保存する場合、パソコン側に「共有フォルダ」が設定されていることがあります。

例えば、

「SCAN」

「スキャン」

「共有」

などのフォルダです。

このフォルダを削除したり、名前を変更したり、共有設定を解除したりすると、複合機から保存できなくなる場合があります。

以前使用していたスキャン用フォルダが残っているか確認してみましょう。

7．Windows Update後に使えなくなった場合

「特に何も変更していないのに、ある日突然スキャンできなくなった」

という場合、Windowsのアップデートやセキュリティ設定の変更などが影響していることもあります。

複合機からパソコンの共有フォルダへデータを送る際には、SMBという通信方式が使われることがあります。

パソコンや複合機の設定、使用している機種や環境によっては、セキュリティ設定との組み合わせで正常に接続できなくなることがあります。

ただし、インターネット上で見つけた情報を参考にして、セキュリティ機能を安易に無効化することはおすすめしません。

原因を確認したうえで適切に設定することが大切です。

8．複合機に表示されるエラーも確認しましょう

スキャンに失敗したとき、複合機の画面にエラーコードやメッセージが表示される場合があります。

この情報は原因を調べるうえで非常に重要です。

修理会社や販売店へ問い合わせる場合も、

「スキャンできません」

だけではなく、

「○○というエラーが表示されています」

と伝えると、原因を特定しやすくなります。

可能であれば、エラー画面をスマートフォンで撮影しておくとよいでしょう。

自分で設定を変更する前に現在の販売店にご確認ください。

スキャンできない原因は、複合機本体の故障とは限りません。

実際には、

• パソコンの入れ替え
• Windowsの設定
• パスワード変更
• IPアドレスの変更
• 共有フォルダの設定
• ルーターやネットワーク環境の変更

など、さまざまな原因が考えられます。

原因が分からないまま複合機やパソコンの設定を変更すると、かえって状況が分かりにくくなることもあります。