スキャンしたPDFの文字を検索・コピーできないのはなぜ？OCRの仕組みを分かりやすく解説

紙の書類を複合機でスキャンしてPDFにしたものの、

• 会社名や商品名で検索できない
• PDF内の文字を選択できない
• 必要な文章をコピーできない
• ファイルが増えて、目的の書類を探せない

と困ったことはないでしょうか。

見た目には文章が表示されていても、スキャンしたPDFの文字を検索・コピーできないことがあります。

これは故障ではなく、PDFの中にある文字が「文字データ」ではなく、写真と同じ「画像データ」として保存されていることが主な原因です。

今回は、スキャンしたPDFを便利に活用するための「OCR」について分かりやすくご紹介します。

OCRとは？

OCRとは、紙の書類などをスキャンした画像から文字を読み取り、パソコンで扱える文字データへ変換する技術です。

「Optical Character Recognition」の略で、日本語では「光学文字認識」と呼ばれます。

通常のスキャンでは、書類全体を1枚の画像として保存します。

そのため、人間の目では文章を読めても、パソコンはそこに何が書かれているのか判断できません。

OCR処理を行うと、画像の中にある文字を認識して文字情報を追加できます。

OCR処理されたPDFは「サーチャブルPDF」や「検索可能なPDF」と呼ばれることもあります。

通常のPDFとOCR処理したPDFの違い

通常のスキャンで作成したPDFと、OCR処理したPDFでは、主に次のような違いがあります。

通常のスキャンPDF

• 書類が画像として保存される
• PDF内の文字を検索できない
• 文字を選択してコピーできない
• ファイル名だけで書類を管理する必要がある

OCR処理したPDF

• 書類の画像に文字情報が追加される
• 会社名、日付、商品名などで検索できる
• 認識された文章をコピーできる
• 大量の書類から必要なものを探しやすい

PDFの見た目はほとんど変わりませんが、書類を保存した後の使いやすさには大きな違いがあります。

OCRを利用すると何が便利になる？

1．PDFの中にある文字を検索できる

OCR処理を行うと、PDF閲覧ソフトの検索機能を使って、書類内の文字を探せるようになります。

例えば、契約書や見積書の中から、

• 取引先名
• 商品名
• 契約番号
• 担当者名
• 金額
• 日付

などを検索できます。

何十ページもある資料を最初から読み返す必要がなくなり、目的の記載箇所を早く見つけられます。

2．必要な文章をコピーできる

OCRで認識された文字は、範囲を選択してコピーできる場合があります。

紙の書類を見ながら文章を打ち直す必要がなくなるため、メールや資料を作成するときの手間を減らせます。

ただし、OCRには読み間違いが発生する可能性があります。

コピーした文章をそのまま使用するのではなく、重要な内容や数字は必ず原本と照合しましょう。

3．大量の書類を探しやすくなる

請求書や注文書などをPDFで保存していても、ファイル名が「scan001.pdf」「20260916.pdf」だけでは、どの書類か分かりにくくなります。

OCR処理されたPDFであれば、使用する文書管理ソフトやパソコンの検索機能によっては、ファイルの中に含まれる文字から書類を探せます。

過去の書類を頻繁に確認する会社では、書類を探す時間の短縮につながります。

4．紙文書の電子化を進めやすい

紙の書類をスキャンしても、必要な情報を見つけにくければ、結局は紙の原本を探すことになります。

検索できるPDFとして保存しておけば、電子化した後も書類を活用しやすくなります。

ただし、法令や社内規定によって原本保存が必要な書類もあります。すべての紙をスキャン後すぐに廃棄するのではなく、保存義務を確認することが大切です。

PDFの文字を検索できるか確認する方法

スキャンしたPDFをパソコンで開き、次の方法で確認できます。

方法1．文字をドラッグして選択する

マウスで文章部分をなぞり、文字単位で選択できるか確認します。

文字を選択してコピーできれば、文字情報が含まれている可能性があります。

ページ全体が1枚の画像として選択される場合は、OCR処理されていない可能性があります。

方法2．PDF内を検索する

PDFを開いた状態で、キーボードの

Ctrl＋F

を押します。

検索欄へ、書類に記載されている会社名や商品名などを入力してください。

画面上に確実に表示されている文字を入力しても見つからない場合は、OCR処理されていないか、文字が正しく認識されていない可能性があります。

複合機でOCRを利用する方法

OCRに対応した複合機では、スキャンするときのファイル形式や詳細設定から、

• 文字認識
• OCR
• 検索可能PDF
• サーチャブルPDF

などの項目を選択できる場合があります。

設定してからスキャンすると、複合機が文字を認識し、検索可能なPDFを作成します。

ただし、OCRがすべての複合機に標準搭載されているとは限りません。

メーカーや機種によっては、

• OCR機能が標準搭載されている
• オプションの追加が必要
• 専用ソフトが必要
• 一部のファイル形式だけ対応している
• 日本語以外の言語設定が必要

など、利用条件が異なります。

富士フイルムビジネスイノベーションの案内でも、機種や利用環境によっては「スキャン機能拡張キット」や「サーチャブルPDFキット」などのオプションが必要とされています。

設定画面にOCRの項目が表示されない場合は、すぐに複合機を買い替えるのではなく、現在の機種が対応しているか、オプションが装着されているかを確認しましょう。

OCRの認識精度が下がりやすい書類

OCRは便利な機能ですが、すべての文字を必ず正確に認識できるわけではありません。

特に次のような書類は、読み間違いが起こりやすくなります。

• 原稿が斜めになっている
• 文字が小さい
• 印刷が薄い、かすれている
• 手書き文字が含まれている
• 背景に色や模様がある
• 紙に折れや汚れがある
• 写真の上に文字が配置されている
• 特殊な書体が使われている
• 縦書きと横書きが混在している

また、「0」と「O」、「1」と「I」、「8」と「B」など、形が似ている文字や数字が誤認識されることもあります。

契約番号、口座番号、金額、電話番号などは特に注意が必要です。

OCRの精度を上げるポイント

原稿をまっすぐセットする

原稿が斜めになっていると、文字認識の精度が下がることがあります。

原稿ガラスを使用するときは、基準位置に合わせてまっすぐ置きましょう。

自動原稿送り装置を使用するときも、原稿ガイドを用紙幅に正しく合わせます。

原稿ガラスを清掃する

原稿ガラスに汚れや線が付いていると、その部分まで画像に写り込みます。

特に、自動原稿送り装置で使用する細長い読み取りガラスが汚れていると、スキャン画像に縦線が入ることがあります。

柔らかい布などを使い、機器の取扱説明書に従って清掃してください。

適切な解像度で読み取る

低すぎる解像度でスキャンすると、小さい文字や細い文字を認識しにくくなることがあります。

一般的な文書であれば、まず300dpi程度を目安に試す方法があります。

ただし、解像度を上げるほどファイル容量も大きくなるため、必要以上に高く設定すればよいとは限りません。

正しい言語を設定する

日本語の書類を読み取る場合は、OCRの認識言語が日本語になっているか確認しましょう。

日本語と英語が混在する書類では、複数言語に対応した設定を選べる機種もあります。

OCRを使うときの注意点

OCRで認識された文字には誤りが含まれる可能性があります。

そのため、次のような重要書類では、OCR結果だけを信用しないことが大切です。

• 契約書
• 見積書
• 請求書
• 発注書
• 公的な申請書
• 個人情報を含む書類
• 金額や口座情報が記載された書類

OCRは、原本の内容を保証するものではありません。

検索や入力作業を補助するための機能として利用し、重要な部分は必ず元の画像や紙の原本を確認しましょう。

また、スキャンしたデータを共有フォルダやNASへ保存する場合は、アクセス権限の設定にも注意が必要です。

便利に検索できるようになっても、社内の誰もが重要書類を閲覧できる状態では、情報管理上の問題が生じる可能性があります。

まとめ

スキャンしたPDFの文字を検索・コピーできない場合、そのPDFが文字ではなく画像として保存されている可能性があります。

OCR機能を利用すると、画像の中にある文字を認識し、検索可能なPDFとして保存できます。

これにより、

• 必要な書類を探しやすくなる
• PDF内の会社名や商品名を検索できる
• 文章の入力作業を減らせる
• 紙文書の電子化を進めやすくなる

といったメリットがあります。

ただし、OCRの利用条件は複合機のメーカーや機種によって異なり、オプションが必要な場合もあります。

「検索できるPDFを作りたい」「現在の複合機でOCRが使えるか分からない」という場合は、買替えを検討する前に、まず現在の機種と設定を確認してみましょう。

フレンドネットワークス株式会社では、複合機の販売だけでなく、スキャン設定、共有フォルダ、NAS、ネットワークなど、オフィスのITに関するご相談も承っています。

小さな困りごとでも、お気軽にご相談ください