複合機のFAXの受信方法
friendnetworks複合機でFAXを受信すると、自動的に紙へ印刷される設定が一般的です。
しかし、最近の複合機には、受信したFAXをパネル上で確認したり、メールやNAS・サーバーへ転送したりする機能があります。
FAXを受信するたびに紙へ出力する必要はありません。電子データで確認する運用へ切り替えることで、用紙代や印刷費を抑え、必要な文書だけを印刷できるようになります。
今回は、複合機でFAXを受信する主な方法をご紹介します。
1．受信したFAXを自動で印刷する
最も一般的なのが、FAXを受信すると複合機から自動的に印刷される方法です。
操作が分かりやすく、紙の文書としてすぐに確認できるメリットがあります。
一方で、次のような課題もあります。
- 広告FAXや不要なFAXまで印刷される
- 用紙やトナーを消費する
- カウンター料金がかかる
- FAX用紙がほかの書類に紛れる
- 外出中は受信内容を確認できない
- 複合機の排紙トレイに重要書類が放置される
受信するFAXの枚数が多い会社では、不要な紙出しが積み重なり、意外に大きなコストになることがあります。
2．複合機のパネル上で確認する
対応している複合機では、受信したFAXを本体内に保存し、操作パネル上で内容を確認できます。
受信した文書を画面で確認してから、
- 必要なFAXだけ印刷する
- 不要なFAXは印刷せず削除する
- 後から印刷する
- 指定した宛先へ転送する
といった操作が可能です。
広告や案内などの不要なFAXを印刷せずに済むため、用紙・トナー・カウンター料金の削減につながります。
ただし、複合機の記憶容量や保存期間には限りがあります。重要な文書を長期間保管する場合は、パソコンやNASなどへの保存も検討しましょう。
3．受信したFAXをメールへ転送する
受信したFAXをPDFなどの電子データに変換し、指定したメールアドレスへ自動転送する方法もあります。
例えば、次のような運用ができます。
- 会社の代表メールへ転送する
- 担当者のメールへ直接送る
- 部署ごとの共有メールへ送る
- 外出中にスマートフォンやパソコンで確認する
営業担当者や経営者が外出することの多い会社では、場所を選ばず受信内容を確認できる点が大きなメリットです。
また、FAXを受信するたびに複合機まで取りに行く必要がなくなり、担当者への受け渡しも早くなります。
ただし、FAXには個人情報や取引情報が含まれる場合があります。転送先のメールアドレスを誤って設定しないことや、メールアカウントのパスワード管理を徹底することも重要です。
4．NASやサーバーへ転送する
受信したFAXを、社内のNASやファイルサーバーの共有フォルダへ自動保存する方法もあります。
NASとは、社内ネットワーク上で複数のパソコンから利用できるデータ保存機器です。
例えば、NAS内に「受信FAX」というフォルダを作り、
- 受信日ごとに保存する
- 部署別のフォルダへ振り分ける
- 複数の社員が自分のパソコンから確認する
- 必要な文書だけ印刷する
- 過去のFAXを検索して確認する
といった運用ができます。
紙で保管する場合と比べて、ファイリングの手間や保管スペースを減らせることもメリットです。
一方、NASやサーバーへ保存する場合は、アクセス権限、データのバックアップ、保存期間などを決めておく必要があります。
誰でもすべてのFAXを閲覧できる状態ではなく、業務上必要な社員だけが確認できるように設定すると安心です。
5．必要なFAXだけ紙へ出力する
実際の運用では、すべてを完全にペーパーレスにする必要はありません。
おすすめなのは、受信したFAXを一度電子データで確認し、紙で必要なものだけを印刷する方法です。
例えば、
- 注文書は担当者が確認して必要なものだけ印刷
- 広告FAXは印刷せず削除
- 見積書や契約書はNASへ保存
- 急ぎのFAXは担当者のメールへ転送
- 紙で回覧する必要がある文書だけ出力
というように、文書の内容に合わせて使い分けられます。
これなら、従来のFAX番号をそのまま使いながら、無理なく紙の使用量を減らせます。
FAXを電子化するメリット
FAXの受信方法を見直すことで、次のような効果が期待できます。
用紙代を削減できる
不要な広告FAXや案内を印刷しなくて済むため、用紙の使用量を抑えられます。
カウンター料金を削減できる
受信FAXを紙へ出力すると、通常は複合機の印刷枚数としてカウントされます。必要なFAXだけを印刷することで、カウンター料金の削減につながります。
トナーの消費を抑えられる
不要な印刷が減るため、トナーの消費も抑えられます。
外出先でも確認できる
メール転送を利用すれば、会社へ戻らなくてもスマートフォンやパソコンからFAXを確認できます。
書類を探しやすくなる
NASやサーバーへ保存しておけば、受信日やファイル名などから過去のFAXを探しやすくなります。
情報共有が早くなる
受信したFAXを複数の社員が確認できるため、担当者への受け渡しや社内共有をスムーズにできます。
導入前に確認したいポイント
FAXの電子化機能は、メーカーや機種によって対応内容が異なります。また、複合機だけでなく、社内ネットワークやメール環境の設定が必要になる場合があります。
導入前には次の点を確認しましょう。
- 現在の複合機がFAXの電子保存に対応しているか
- パネル上で受信内容を確認できるか
- メール転送に対応しているか
- NASやサーバーへ転送できるか
- 転送に失敗した場合の処理方法
- 必要に応じて紙へ自動出力できるか
- 保存データの閲覧権限を設定できるか
- バックアップをどのように行うか
複合機に機能が付いていても、設定されていないため紙で出力し続けているケースがあります。
現在使用している機種の設定を見直すだけで、買い替えをせずにFAXを電子化できる可能性もあります。
まとめ
複合機で受信したFAXは、すべて紙へ出力する必要はありません。
パネル上で内容を確認したり、メールへ転送したり、NAS・サーバーへ保存したりすることで、必要なFAXだけを印刷できるようになります。
不要な紙出しを減らせば、用紙代、トナー代、カウンター料金などの経費削減につながります。また、外出先での確認や社内共有、文書管理もしやすくなります。
大切なのは、単に新しい複合機へ入れ替えることではなく、現在の業務に合った受信方法を選ぶことです。
複合機・FAX運用のご相談はフレンドネットワークスへ
フレンドネットワークス株式会社では、複合機の選定・導入だけでなく、FAXのメール転送、NAS・サーバーへの保存、社内ネットワークの設定までまとめてご相談いただけます。
現在お使いの複合機で対応できるか分からない場合も、まずはお気軽にお問い合わせください。
